Sparprogramme haben immer ihren Preis. Das bekommen auch Leipziger Bürger zuweilen zu spüren – junge Familien etwa, die nach der Geburt ihres Sprösslings zuweilen einen ganzen Monat warten müssen, bis das Standesamt per Urkunde bestätigt: Ja, den Knirps gibt es tatsächlich.

Erst im letzten Jahr wurde der Personalabbau im Leipziger Rathaus gestoppt. Man hörte nicht nur die Bremsen quietschen. In manchem Amt ist die Personaldecke mittlerweile so dünn, dass der Service für die Bürger spürbar darunter leidet. So auch im Standesamt, das Teil der Allgemeinen Verwaltung ist, die allein zwischen 2000 und 2007 von einer Personalstärke von 1.710 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern auf 1.182 abgeschmolzen wurde. Solche Sparpakete haben Folgen.

Die Fragen zum Thema hat Steffen Jantz, Sprecher der Stadt Leipzig beantwortet.

Sehr geehrter Herr Jantz, ist das Problem im Standesamt bekannt? Wird daran gearbeitet?

Die Probleme sind dem Standesamt sowie weiteren verantwortlichen Stellen bekannt. Möglichkeiten einer Umstrukturierung sowie Verbesserung von Organisationswegen sind nicht mehr möglich. Natürlich sind wir bemüht, die Belange des Bürgers zu berücksichtigen. Das Amt arbeitet nach Bestellsystem, um günstige Termine in beiderseitigen Einvernehmen und dann eine schnelle Bearbeitung zu gewährleisten. Unabhängig davon werden aber auch zu den Öffnungszeiten die Belange der Bürger, ohne Termin, abgearbeitet. Dies ist jedoch mit Wartezeit verbunden.

Wie lang ist die Bearbeitungsfrist nach eigener Einschätzung? Oder gibt es Unterschiede in der Bearbeitung – sozusagen "leichte Fälle" und "komplizierte Fälle"? Und welche wären das in letztem Falle?

Die Bearbeitungsfrist mit Terminvergabe für Neugeburten liegt bei ca. 3 Wochen. Veränderungen dieser Fristen ergeben sich bei zusätzlichen Erkrankungen von Mitarbeitern. Zu berücksichtigen dabei ist aber, dass die medizinischen Geburtseinrichtungen eine Woche Zeit haben – was in der Regel auch eingehalten wird – die Geburten im Standesamt anzuzeigen. Dies geht also schon im oben genannten Zeitraum ab, weil dies keine dem Standesamt zuzurechnende Zeit ist. Hinzu kommen noch Postlaufzeiten. Nach unserer Einschätzung ist dies noch als normale Bearbeitungsfrist anzusehen. Unterschiede gibt es bei der Anwendung ausländischen Rechtes, zum Beispiel bei der Beteiligung von ausländischen Eltern (16 Prozent aller Fälle). Hier liegen oft Fälschungen von Urkunden, nicht geklärter Personenstand und andere Hindernisse vor, so dass erhebliche Verzögerungen, auch vom Amtsgericht, bis zur Klärung eintreten.

Liegt der Bearbeitungsstau an der Tatsache, dass man hier zu viel Personal abgebaut hat oder nicht das passende Personal für die Besetzung der Stelle findet? Oder überfordern die gestiegenen Geburtenzahlen die Ressourcen des Amtes?

Der Bearbeitungsstau liegt daran, dass zu wenig Personal im Amt vorhanden ist, die Geburtenzahlen erheblich angestiegen sind und bedingt durch den Personalmangel ein erhöhter Krankenstand zu verzeichnen ist. Die Bearbeitungszeit von Bürgeranfragen und Ausfertigung von Alturkunden (aus Registern zurückliegender Jahre), die wiederum notwendig sind für Bewerbungen, für Nachweise bei Sozialversicherungen sowie der Antragsstellung von Renten oder für Anträge zur Eheschließung, dauern gegenwärtig ca. 6 bis 7 Wochen (unhaltbarer Zustand).

Warum wird den jungen Eltern zugemutet, in einem engen zweistündigen Zeitfenster anzurufen, um sich einen Abholungstermin für die Urkunde zu vereinbaren? Ein Zeitfenster in dem aus logischem Grund dann die Leitung permanent besetzt ist.

Da die telefonischen Anfragen die Möglichkeiten der telefonischen Beantwortung permanent übersteigen, haben wir eine Hotline geschaltet. Hier sitzen die Mitarbeiter vor Ort und können mit den Anrufern, da auch die Unterlagen griffbereit sind, Termine absprechen und gleichzeitig mitteilen, was möglicherweise noch zu beachten ist, damit eine ordnungsgemäße Beurkundung erfolgen kann. Natürlich sind die Anschlüsse in dieser Zeit besonders frequentiert. Aber auch außerhalb dieser Zeiten werden Terminvereinbarungen und Nachfragen entgegengenommen. Wenn die Mitarbeiter nicht am Platz sind, zum Beispiel wegen der Postbearbeitung in den Archiven, ist das jedoch nicht möglich.

Arbeitet man mittlerweile an einer unbürokratischeren Lösung des Problems, das den jungen Eltern die Urkunde zeitnah nach Geburt des Kindes zugänglich macht? Wird das Personal im Amt aufgestockt?

Wie bereits beschrieben, halten wir die Bearbeitungsfristen, unter Berücksichtigung der gesetzlichen Laufzeiten, von ca. drei Wochen bei Terminvergabe, für akzeptabel. Für die Aufstockung des Personals wurden Anträge gestellt.

Welchen Zeitraum für die Bearbeitung betrachtet man selbst als zumutbar im Sinne eines bürgerfreundlichen Services?

Eine Bearbeitungszeit mit Terminabsprache für Neubeurkundungen von ca. 14 Tagen oder kürzer sind wünschenswert. Eine Bearbeitungszeit von Postanforderungen von ca. 3 Wochen wäre akzeptabel. Ein Stau an Randvermerken, die in Größenordnungen für die Aktualisierung der Register notwendig sind, ist in diesem Zeithorizont nicht hinzunehmen.


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