Computer & Co am Arbeitsplatz: Was Arbeitnehmer dürfen – und was nicht

In den meisten Jobs wird heutzutage teilweise oder vollständig mit digitalen Technologien gearbeitet. Computer, Internet, Smartphone und weitere Medien aus dem privaten oder geschäftlichen Bereich sind dabei meist intensiv im Einsatz. Allerdings sind sich in diesem Zuge viele Arbeitnehmer unsicher, ob sie beispielsweise im Internet surfen oder ein privates an ein geschäftliches Gerät anschließen dürfen – um nur zwei von vielen Beispielen zu nennen. Was also ist am Arbeitsplatz erlaubt und was nicht?

Grundlagen zu digitalen Arbeitsmitteln

Prinzipiell muss der Arbeitgeber sämtliche Arbeitsmittel, welche seine Mitarbeiter für ihren Job benötigen, zur Verfügung stellen. In der Regel wird daher ein ergonomischer Arbeitsplatz mit Computer oder Laptop, manchmal auch zusätzlich ein Smartphone oder Tablet am Arbeitsplatz bereitgestellt. In diesem Fall handelt es sich um geschäftliche Geräte, sprich sie befinden sich im Eigentum des Unternehmens und dienen rein beruflichen Zwecken.

Immer mehr Unternehmen setzen aber mittlerweile auf den BYOD-Ansatz. Die Abkürzung steht für „Bring Your Own Device“ und bedeutet, dass die Arbeitnehmer ihre privaten Geräte für die Arbeit nutzen – sei es am Arbeitsplatz oder bei der Remote Work. Dementsprechend entsteht eine Mischung aus geschäftlichen sowie privaten Inhalten, was beispielsweise zu Datenschutzproblemen führen kann.

Unabhängig davon, um welches der beiden Modelle es sich handelt, müssen Arbeitnehmer im Umgang mit digitalen Medien einige Grundregeln beachten. Ansonsten kann es zur Abmahnung, einem Jobverlust oder sogar rechtlichen Konsequenzen kommen. Sinnvoll ist es daher, sich einmal mit den häufigsten Fragen zum Thema auseinanderzusetzen:

Was gilt für den geschäftlichen Computer?

Wird ein geschäftlicher Computer am Arbeitsplatz zur Verfügung gestellt, befinden sich darauf häufig sensible Daten. Ein falscher Umgang des Arbeitnehmers mit diesem Computer könnte beispielsweise die Pforten für Hacker und damit für verheerende Datenverluste öffnen.

In den meisten Unternehmen ist es daher streng untersagt, den geschäftlichen Computer auf irgendeine Art und Weise privat zu nutzen. Das betrifft beispielsweise das Surfen im Internet, das Versenden privater E-Mails über den geschäftlichen Account oder das Anschließen privater Endgeräte an den PC.

Sollte doch eine private Nutzung erlaubt sein, ist das in der Regel im Arbeitsvertrag oder in den Betriebsvereinbarungen festgelegt und dort wird dann auch konkret definiert, in welchem Ausmaß oder mit welchen Ausnahmen diese geduldet wird. Wer sich also unsicher ist, sollte zur Vorsicht noch einmal nachhaken oder die private Nutzung einfach unterlassen, um auf Nummer sicher zu gehen.

Und was, wenn die Privatnutzung überhaupt nicht geregelt ist? Dann wird eine solche in angemessenem Umfang häufig geduldet. Allerdings wird dieses „Angemessensein“ überall unterschiedlich definiert, sodass die Arbeitnehmer auch in diesem Fall mit der reinen geschäftlichen Nutzung auf der sicheren Seite sind.

Darf der Chef die Nutzung überwachen?

Es hinterlässt ohnehin einen besseren Eindruck, sich einfach auf die Arbeit zu konzentrieren und das Private auf die Pausen oder den Feierabend zu verschieben. Bekommt der Chef sowieso nicht mit – denken sich aber viele Mitarbeiter und surfen ausgiebig im Internet, wenn er gerade nicht in der Nähe, oder spielen ein wenig Solitär. Das ist allerdings ein Trugschluss, denn die unverhältnismäßige Mitarbeiterüberwachung ist zwar nicht erlaubt, jedoch gelten vor allem im Bereich der digitalen Medien zahlreiche Ausnahmeregelungen:

  • Dienstliche E-Mails und Internetaktivitäten dürfen verfolgt werden. Das bedeutet auch, dass der Arbeitgeber die Inhalte dieser Mails lesen darf.
  • Ist eine private Internetnutzung erlaubt, darf diese nicht überwacht werden. Für private E-Mails gilt dann das „Briefgeheimnis“.
  • Sollte die Privatnutzung allerdings verboten sein, darf der Chef diese stichprobenartig kontrollieren – was auch E-Mails oder Chatnachrichten betrifft, beispielsweise die Desktop-Version von Messenger-Diensten.

Wer also nicht will, dass der Vorgesetzte private Nachrichten liest, muss sich an die Vorschriften im Unternehmen halten. Das bedeutet, dass über den Computer keine Social-Media-Plattformen aufgerufen, Kinokarten reserviert oder andere private Aktivitäten getätigt werden dürfen, sofern das nicht explizit gestattet ist.

Dürfen private und geschäftliche Geräte verbunden werden?

Das Smartphone schnell am Computer laden oder eine externe Festplatte anschließen – viele Arbeitnehmer verbinden private sowie geschäftliche Geräte miteinander, ohne darüber nachzudenken. Allerdings können dadurch große Risiken entstehen, denn auf dem Smartphone oder in privaten Dateien können Viren & Co lauern. Durch das Anschließen haben sie freie Bahn auf das geschäftliche Endgerät und somit Zugriff auf sensible Daten.

Es gilt daher, das Smartphone lieber an der Steckdose zu laden und externe Festplatten erst nach der vollständigen Formatierung zu verwenden. Bessere wäre es, ganz neue Speichermedien zu nutzen, wie sie gerne auf Messen oder ähnlichen Veranstaltungen als Werbegeschenk verteilt werden. Wenn also am Arbeitsplatz eine Trennung von privaten sowie geschäftlichen Geräten stattfindet – im Gegensatz zum BYOD-Modell – so sollte diese auch strikt eingehalten werden.

Foto: adobe.stock / Maria Savenko

Welche Regeln gelten für das Smartphone?

Während die Computernutzung also vom Chef kontrolliert werden kann, gilt das natürlich nicht für das private Smartphone des Mitarbeiters. Wenn dieses also am Arbeitsplatz liegt oder in der Hosentasche steckt und manchmal für eine kurze Antwort auf WhatsApp oder einen kurzen Telefonanruf genutzt wird, ist das nicht weiter schlimm. Richtig?

Falsch! Wenn die Nutzung des privaten Smartphones am Arbeitsplatz verboten ist, muss sich der Arbeitnehmer an diese Regel halten. Zwar mag die Kontrolle durch den Chef an dieser Stelle schwieriger sein, doch erfährt er von dem Verstoß, kann eine Abmahnung oder sogar Kündigung drohen. Übrigens darf das private Smartphone auch nicht einfach am Arbeitsplatz geladen werden, wenn dies nicht explizit erlaubt ist. Schließlich muss der Arbeitgeber dafür den Strom bezahlen.

Handelt es sich hingegen um ein geschäftliches Handy, muss der Arbeitnehmer natürlich während der Arbeitszeit darüber erreichbar sein. Das gilt aber nicht für die Freizeit, das Wochenende oder den Urlaub. Einzige Ausnahmen stellen die Rufbereitschaft oder andere Formen der Bereitschaftsdienste dar. Ob die Privatnutzung erlaubt ist und in welchem Ausmaß, wird in der Regel im Einzelfall geregelt.

Sonderfall „Bring Your Own Device”

Beim BYOD-Modell sind die Grenzen hingegen fließend. Gerade aufgrund dieser schwierigen Trennung setzt sich das Konzept in Deutschland nur vergleichsweise langsam durch. Für Arbeitgeber gilt dann, dass sie meist eine private Nutzung in angemessenem Ausmaß dulden, da eine Kontrolle ohnehin schwierig wäre. Findet diese aber zu exzessiv statt, kann das durchaus Folgen haben, beispielsweise eben doch die strikte Trennung zwischen privaten und geschäftlichen Geräten. Übertreiben sollten es die Arbeitnehmer mit der Privatnutzung daher trotzdem nicht.

Demgegenüber sollte der Arbeitgeber BYOD nicht als Freifahrtschein sehen, um den Arbeitnehmer zu jeder Tages- und Nachtzeit zu kontaktieren. Denn auch, wenn das private Smartphone oder der private Laptop beispielsweise am Wochenende in Gebrauch sind, bedeutet das nicht, dass der Mitarbeiter dann auch seine E-Mails beantworten oder Anrufe entgegen nehmen muss. Befindet er sich nicht im Bereitschaftsdienst, kann er geschäftliche Anrufe, Nachrichten & Co getrost ignorieren.

Um Unstimmigkeiten zu verhindern, ist es beim BYOD aber auf jeden Fall sinnvoll, zu Beginn die „Spielregeln“ für beide Seiten zu definieren. Dann kann das Modell durchaus zahlreiche Vorteile mitbringen, beispielsweise

  • das Aussuchen der verwendeten Hard- und teilweise auch Software durch den Mitarbeiter selbst.
  • das produktivere Arbeiten mit vertrauten Geräten, weil der Arbeitnehmer deren Funktionen, Besonderheiten & Co bereits kennt.
  • die Beteiligung des Arbeitgebers an den Anschaffungs- und Betriebskosten aus Arbeitnehmersicht.
  • Einsparungen für den Arbeitgeber durch geringere Anschaffungs- und Wartungskosten, da diese teilweise durch den Arbeitnehmer finanziert werden.

Immer mehr – vor allem junge – Arbeitnehmer wünschen sich daher, ihre eigenen, oftmals moderneren und gewohnten Geräte mit zur Arbeit nehmen und dort verwenden zu dürfen. Zudem fühlen sie sich dadurch weniger kontrolliert. Allerdings gilt es trotzdem, sich an die Regeln zu halten. Dann bringt BYOD auch für den Arbeitgeber Vorzüge wie zufriedenere Mitarbeiter, eine modernere Ausstattung oder eben Kosteneinsparungen mit sich.

Viele Experten sehen daher im BYOD das Modell der Zukunft, wodurch auch zunehmend die Grenzen zwischen der privaten sowie geschäftlichen Nutzung verschwimmen werden. Ob und inwiefern dann zukünftig eine Überwachung durch den Arbeitgeber möglich ist, bleibt noch abzuwarten. Auf der sicheren Seite sind die Mitarbeiter aber in jedem Fall, wenn sie sich während der Arbeit auch einfach auf die Arbeit konzentrieren.


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