Eine Unterweisungssoftware nimmt Betrieben die Aufgabe ab, jährliche Pflichttermine zu koordinieren, Teilnahmen zu erfassen und Nachweise vorzuhalten. In vielen Unternehmen läuft das bis heute über Listen, Ordner und Erinnerungen im Kalender. Das funktioniert, solange niemand fragt, wer denn im vergangenen Jahr tatsächlich unterwiesen wurde. Professionelle Lösungen dazu bündeln Termine, Inhalte und Nachweise an einer Stelle. Was verlangt aktuell der Gesetzgeber und woran kann man eine brauchbare Software überhaupt erkennen?
Was das Regelwerk für die Unterweisung zur Arbeitssicherheit vorsieht
Die Grundlagen dafür stehen in der DGUV‑Vorschrift 1. Der Paragraf zur Unterweisung der Versicherten hält fest, dass die Unterweisung erforderlichenfalls wiederholt werden muss, mindestens aber einmal jährlich stattzufinden hat und sie zu dokumentieren ist.
Eine bestimmte Form der Dokumentation schreibt diese Vorschrift nicht vor. Genau diese Offenheit erklärt, warum digitale Lösungen durchaus zulässig sind, solange sie nachvollziehbar bleiben und im Prüfungsfall vorgelegt werden können.
Wenn man eine Software für Unterweisungen zur Arbeitssicherheit sucht, findet man sehr unterschiedliche Produkte. Ob ein Anbieter sein Werkzeug als Unterweisungssystem, als Software für Arbeitssicherheit und Unterweisung oder schlichtweg als Lernplattform vermarktet, sagt wenig über den tatsächlichen Funktionsumfang des Angebotes aus.
Entscheidend ist hierbei, ob Fristen damit, im besten Fall auch gleich vollautomatisch, überwacht werden können und ob sich der Nachweis über die Teilnahme auch auf Knopfdruck erzeugen lässt, denn ansonsten hat der Unternehmer wieder den Aufwand, des Zusammentragens von Daten, was ja möglichst beendet werden sollte.
Was sollte eine Software für Mitarbeiterunterweisungen draufhaben?
Die Anforderungen sind eigentlich sehr überschaubar und in der Praxis schnell zu überprüfen, um damit auch tatsächlich eine Effektivierung zu erreichen:
- Automatische Fristenüberwachung mit Erinnerungsfunktion vor Ablauf der Frist
- Zuordnung unterschiedlicher Unterweisungen zu Tätigkeiten und Bereichen
- Verständnisprüfung durch Fragen am Ende jeder Unterweisungseinheit
- Revisionssichere Ablage der Teilnehmerlisten mit Datum und Inhalt
- Export der Nachweise in einem für Prüfer lesbaren Format, idealerweise nach SCORM
- Zugang auch für Beschäftigte ohne festen Arbeitsplatzrechner
Der letzte Punkt entscheidet in Produktion, Logistik und Handwerk signifikant über den Erfolg des Einsatzes solcher Software. Wer dort ausschließlich auf einen Bürorechner setzt, erreicht genau die Gruppen nicht, für die Unterweisungen am wichtigsten sind. Eine Eine Schulungssoftware für Sicherheitsunterweisungen sollte deshalb auch auf allen Mobilgeräten funktionieren, genau wie am PS oder dem Terminal in der Werkhalle.
Nachweis statt Zettelwirtschaft
Der eigentliche Gewinn liegt in der Auskunftsfähigkeit. Wer innerhalb von Minuten belegen kann, welche Person wann welche Unterweisung erhalten hat, verkürzt jede Begehung erheblich. Die Investition lässt sich zudem oft fördern, wie der Blick auf den Förderstart bei beruflicher Weiterbildung in Sachsen zeigt, wo Betriebe für Qualifizierung Zuschüsse beantragen konnten. Ein Blick auf die aktuellen Programme lohnt vor einer solchen Anschaffung.
Die Einführung digitaler Lösungen im Betrieb
Bewährt hat sich in Betrieben, die solche Lösungen schon standardisiert haben, eine der anstehenden Unterweisungen über so ein Tool zu organisieren und nicht gleich den kompletten Katalog, von heute auf morgen, in der Form anzubieten.
Die jährliche Sicherheitsunterweisung für das gesamte Kollegium eignet sich beispielsweise dafür ganz gut, weil sie alle Beschäftigten betrifft und der Nachweis ohnehin für alle fällig ist. Der Markt solcher Anbieter teilt sich dabei grob in drei Gruppen: spezialisierte Arbeitsschutz-Software, allgemeine Lernplattformen und Autorenwerkzeuge, die auf vorhandenen PowerPoint-Folien aufsetzen.
Welches dieser Angebotsformate nun am besten passt, hängt auch mit davon ab, ob die Unternehmensleitung nur die gesetzlich vorgesehenen Unterweisungen oder vielleicht, auf lange Sicht, doch das gesamte Schulungsprogramm gleich mit abbilden wollen. Wer bereits unterwiesen wurde und wann zum letzten Mal, gehört vor dem Start der Software ins System eingepflegt, sonst beginnt die Fristenüberwachung komplett bei Null und erzeugt Erinnerungen für Personen, die längst unterwiesen wurden.
Digitale Unterweisungen erfüllen dieselben Pflichten wie entsprechende Nachweise in Papierform, erzeugen diese aber vollautomatisch. Leitende Mitarbeiter, die den Umbau in ihrem Aufgabenbereich haben, sollten auf Fristenüberwachung, Verständnisprüfung, revisionssichere Ablage und den Zugang für Beschäftigte ohne eigenen Rechner achten, bevor sie sich für das Unternehmen für eine der Optionen entscheiden, denn wenn man an diese Dinge von Anfang an mitdenkt, amortisiert sich eine passende Unterweisungssoftware meist schon im ersten Jahr durch den entfallenden Koordinationsaufwand.
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