Effizienz statt Zettelwirtschaft: Wie Hivebuy den Einkauf im Mittelstand revolutioniert

Während in der Produktion oft schon hochmoderne Systeme den Takt angeben, herrscht in vielen deutschen Büros beim Thema Einkauf noch immer das pure Chaos. Da werden Laptops auf Zuruf bestellt, Büromaterialien beim erstbesten Online-Händler geordert und die Buchhaltung kämpft am Monatsende mit fehlenden Belegen. Das Berliner Fintech Hivebuy tritt an, um genau dieses Problem zu lösen – mit einer Software, die so einfach zu bedienen ist wie ein privater Online-Shop, aber die volle Kontrolle eines Profi-Tools bietet.

Das Problem: Der blinde Fleck „Indirekter Einkauf“

In der deutschen Industrielandschaft wird Effizienz großgeschrieben. Geht es um die sogenannte direkte Beschaffung – also den Einkauf von Rohstoffen und Komponenten, die unmittelbar in das verkaufsfähige Endprodukt einfließen –, sind die Prozesse meist bis ins kleinste Detail durchgetaktet. Hier greifen Just-in-Time-Lieferungen und automatisierte Bestandsmeldungen.

Doch abseits dieser gut geölten Maschinerie existiert in vielen mittelständischen Unternehmen ein riesiger Bereich, der oft vernachlässigt wird und ein Eigenleben führt: der indirekte Einkauf.

Was genau fällt unter den indirekten Einkauf?

Der indirekte Einkauf umfasst sämtliche Waren und Dienstleistungen, die ein Unternehmen zwar zwingend benötigt, um den Geschäftsbetrieb aufrechtzuerhalten, die aber nichts mit dem eigentlichen Produkt zu tun haben, das am Ende verkauft wird.

Wenn zum Beispiel ein Sport-Ausrüstungsgeschäft Tennisschläger beim Lieferanten bestellt, um diese im Shop an Kunden zu verkaufen, ist das „direkter Einkauf“. Wenn das Marketing-Team jedoch Werbematerialien für eine Messe ordert oder die IT-Abteilung neue Laptops für Mitarbeiter beschafft, spricht man von „indirektem Einkauf“.

Die Bandbreite ist dabei enorm und betrifft fast jede Abteilung:

• IT-Ausstattung: Von der Softwarelizenz bis zum Server.
• Bürobedarf: Vom klassischen Druckerpapier bis zur ergonomischen Möblierung.
• Marketing: Merchandise, Drucksachen oder Agenturleistungen.
• Facility Management: Reinigungsdienste, Handwerkerleistungen oder Catering.

Das Phänomen „Maverick Buying“: Wenn jeder bestellt, wie er will

Das zentrale Problem in diesem Bereich ist das sogenannte „Maverick Buying“ – das wilde Einkaufen am etablierten Prozess vorbei. Doch warum entsteht dieses Phänomen überhaupt? Durch moderne B2B-E-Commerce-Angebote ist die Hürde für eine direkte Bestellung im Netz extrem niedrig geworden. Mitarbeiter sind es gewohnt, mit wenigen Klicks bei Amazon oder anderen Plattformen zu bestellen.

Treffen diese Erwartungen auf veraltete Unternehmensprozesse – etwa das händische Ausfüllen von Anträgen oder das Warten auf Unterschriften –, entsteht Frust. Die Folge: Mitarbeiter bestellen einfach selbst, um ihre Arbeit erledigen zu können.

Die Konsequenzen für das Unternehmen sind weitreichend:

• Kontrollverlust: Die Bestellung landet oft erst auf dem Tisch des Chefs oder der Buchhaltung, wenn die Rechnung bereits da ist und bezahlt werden muss. Der Einkauf ist faktisch schon abgeschlossen, bevor er genehmigt wurde.
• Budgetüberschreitungen: Ohne vorherige Prüfung fehlt der Überblick, ob für die Ausgabe überhaupt noch Budget im Topf ist.
• Mehraufwand: Die Buchhaltung muss mühsam herausfinden, wer was bestellt hat und welcher Kostenstelle die Rechnung zuzuordnen ist.

Dies führt zu neuen Herausforderungen im Budgetmanagement, die mit Excel-Tabellen kaum noch zu bewältigen sind. An diesem Punkt der Intransparenz setzt Hivebuy an, um den „wilden“ Einkauf wieder in geordnete, aber dennoch benutzerfreundliche Bahnen zu lenken.

Die Lösung: Hivebuy als digitaler Orchestrator

Hivebuy versteht sich nicht nur als einfaches Bestellformular, sondern als eine umfassende Plattform, die als „digitaler Orchestrator“ fungiert. Sie bündelt den gesamten Bestellprozess – von der ersten vagen Kaufentscheidung eines Mitarbeiters bis hin zur finalen Rechnungsprüfung in der Buchhaltung – in einer einzigen, unternehmensweiten Lösung.

Die Software schließt damit die Lücke zwischen den unterschiedlichen Interessen im Unternehmen: Während Mitarbeiter schnell und unkompliziert Arbeitsmittel benötigen, fordern Finanzabteilungen Korrektheit, Belege und Einhaltung von Budgets.

Hivebuy harmonisiert diese Ansprüche, indem es als intelligentes Bindeglied zwischen den Mitarbeitern, den Lieferanten und der Buchhaltung agiert und so Prozesse automatisiert, die früher manuell und fehleranfällig waren.

So funktioniert der Prozess in der Praxis

Anstatt E-Mails hin- und herzuschicken oder papierhafte Anträge durch das Haus zu tragen, läuft der Einkauf mit Hivebuy vollständig digital, KI-gestützt und strukturiert ab. Der Workflow orientiert sich dabei an modernen E-Commerce-Standards und integriert sich nahtlos in bestehende Arbeitsumgebungen – von der Bedarfsmeldung bis zur Buchhaltung.

1. Einfache Bedarfsmeldung per KI-Chat: Die Bestellung startet direkt über bekannte Tools wie Slack, Microsoft Teams oder die Hivebuy-App. Nutzer:innen geben ihren Bedarf einfach per Chat ein – die integrierte KI stellt gezielte Rückfragen, erkennt den Einsatzzweck und schlägt automatisch passende Produkte vor. So entsteht ein intuitiver, natürlicher Bestellprozess – ganz ohne Schulung.
2. Automatischer Preisvergleich in Echtzeit: Sobald der Bedarf erfasst ist, durchsucht die KI alle relevanten Quellen – von integrierten Online-Shops bis hin zu internen Katalogen und Rahmenverträgen. In Sekunden erstellt Hivebuy automatisch Angebotsvorschläge, vergleicht Preise und zeigt das beste Angebot an – oft mit bis zu 20 % Einsparung pro Bestellung.
3. Freigabeprozesse auf Autopilot: Die intelligente Freigabelogik erkennt auf Basis von Warengruppen, Abteilungen und Budgets automatisch, wer genehmigen muss. Vorgesetzte erhalten eine Benachrichtigung und können direkt im Chat freigeben – ohne Medienbrüche, Rückfragen oder Verzögerungen.
4. Automatische Rechnungsverarbeitung und ERP-Integration: Eingehende Rechnungen werden automatisch ausgelesen, mit Bestellungen abgeglichen, korrekt kontiert und nach § 14 UStG geprüft. Die Daten fließen nahtlos in bestehende ERP-Systeme wie SAP, DATEV oder Microsoft Dynamics – für durchgängige Prozesse, revisionssichere Buchungen und Echtzeit-Transparenz im Finanzbereich.

Durch diesen vollständig vernetzten Workflow wird der indirekte Einkauf erstmals genauso effizient, schnell und nachvollziehbar wie die direkte Beschaffung – bei maximaler Nutzerfreundlichkeit und minimalem Stress.

Zielgruppe und einfache Integration

Die Software richtet sich primär an den Mittelstand (KMU) – also genau jene Unternehmen, die oft zu komplex für manuelle Prozesse, aber zu agil für schwerfällige Konzern-Suites sind. Hivebuy adressiert hierbei nicht nur den Einkauf, sondern alle Mitarbeitenden entlang der Wertschöpfungskette sowie kaufmännische und technische Entscheidungsträger.

Dass dieser Ansatz branchenübergreifend funktioniert, zeigt der Blick auf die Bestandskunden: Namhafte Größen wie der Sportartikelhändler Tennis-Point, der Elektronikriese MediaMarktSaturn oder Logistikdienstleister wie LGI vertrauen bereits auf die Berliner Lösung.

„Launch within 1 hour“: Keine IT-Projekte nötig

Ein häufiges Hindernis bei der Einführung neuer Unternehmenssoftware ist die Angst vor monatelangen IT-Projekten und hohen Implementierungskosten. Hivebuy, gegründet von frustrierten Einkaufs- und Finanzexperten, die genau diese Hürden kannten, wirbt daher mit dem Versprechen „Launch within 1 hour“. Die technische Hürde wird durch moderne Architektur fast vollständig eliminiert:

• Keine Installation: Als reine SaaS-Lösung (Software-as-a-Service) läuft alles in der Cloud. Es werden keine eigenen Server benötigt und Wartungsarbeiten entfallen komplett.
• Nahtlose Integration: Das Tool ist keine Insel-Lösung, sondern lässt sich über Schnittstellen problemlos an bestehende ERP- und Buchhaltungssysteme wie SAP, Microsoft Dynamics oder DATEV anbinden.
• Kommunikation im Flow: Hivebuy integriert sich dort, wo die Teams ohnehin arbeiten. Chat-Tools wie Microsoft Teams oder Slack werden eingebunden, sodass Freigaben direkt im Chat erteilt werden können, ohne das Programm wechseln zu müssen.

Damit positioniert sich Hivebuy auch attraktiv für IT-Verantwortliche, da die Einführung der Software praktisch keinen internen IT-Aufwand verursacht und sich nahtlos in die bestehende Infrastruktur einfügt, anstatt diese zu verkomplizieren.

Die Vorteile auf einen Blick

Warum sollten Unternehmen ihre gewohnten, wenn auch ineffizienten Pfade verlassen und auf eine solche Lösung setzen? Die Vorteile lassen sich in vier Kernbereiche unterteilen, die direkt auf die Wirtschaftlichkeit und die Compliance einzahlen:

• Kosteneffizienz: Durch die Automatisierung von Bestellprozessen und die Reduzierung von „wilden Einkäufen“ werden unnötige Ausgaben drastisch gesenkt und Prozesskosten minimiert.
• Transparenz & Kontrolle: Entscheider tappen nicht mehr im Dunkeln, sondern haben durch Echtzeit-Reportings jederzeit Einblick in Budgets und Ausgaben. Die lückenlose Freigabehistorie macht jeden Schritt für Revisionen nachvollziehbar.
• Benutzerfreundlichkeit: Die Oberfläche ist intuitiv gestaltet und erfordert keine Schulungen. Das System ist so inklusiv, dass es von jedem Mitarbeiter ohne Vorkenntnisse im Einkauf bedient werden kann.
• Sicherheit & Datenschutz: Hivebuy legt höchsten Wert auf Compliance. Das Unternehmen ist ISO/IEC 27001-zertifiziert, speichert alle Daten in Deutschland und arbeitet vollständig DSGVO-konform.

Zusammenfassend ermöglicht Hivebuy Unternehmen, den Fokus von der Verwaltung wieder auf die Wertschöpfung zu lenken: Wenn Beschaffungsprozesse im Hintergrund geräuschlos funktionieren, gewinnen Teams wertvolle Zeit zurück, um das Unternehmen inhaltlich voranzubringen.

Fazit: Ein notwendiger Schritt in die digitale Zukunft

Die Digitalisierung von Unternehmensprozessen ist kein Luxus mehr, sondern eine Notwendigkeit, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Hivebuy zeigt, dass professionelles Einkaufsmanagement nicht kompliziert sein muss.

Indem das Unternehmen die „lästige Kommunikation von Richtlinien und Freigaben“ durch smarte Software ersetzt, schafft es Freiräume. Mitarbeiter werden von Bürokratie entlastet und können sich wieder auf das konzentrieren, was wirklich zählt: die Wertschöpfung im Unternehmen. Für den deutschen Mittelstand ist dies ein logischer und überfälliger Schritt weg von der Zettelwirtschaft hin zu echter digitaler Souveränität.