In Deutschland verwalten vier Millionen private Vermieter rund 14 Millionen Immobilien – meist nebenberuflich. Während andere Branchen längst digitalisiert sind, setzen viele Immobilienbesitzer weiterhin auf Excel-Tabellen und manuelle Prozesse. Hier können sich jedoch schnell Fehler einschleichen. Deshalb sollten sowohl Vermieter als auch Mieter Abrechnungen stets sorgfältig prüfen. Wenn man weiß, wo genau Excel an seine Grenzen stößt, lässt sich diese Prüfung leichter vornehmen.
Excel an seinen Grenzen
Excel ist mit rund 85 Prozent Verbreitung das dominierende Tabellenkalkulationsprogramm in deutschen Unternehmen. Bei der Mietverwaltung zeigen sich jedoch schnell die Schwächen. Verschiedene Dateien und Excel-Tabellenblätter werden unübersichtlich, besonders bei mehreren Mietobjekten und Mietern. Das macht den Umgang problematisch und erhöht das Risiko falscher Datenübertragung erheblich. Die manuelle Mieteingangskontrolle erschwert zusätzlich die Buchhaltung und bleibt anfällig für Störungen.
Verschachtelte Formeln und komplexe Tabellenstrukturen führen zu Zeitverlust und Frustration. Nicht umsonst machen schätzungsweise 20 Prozent aller Vermieter Verluste – oft durch ineffiziente Verwaltungsprozesse und übersehene Kostenpositionen. In solchen Fällen könnte darüber nachgedacht werden, auf professionelle und beliebte Software für Vermieter umzusteigen.
Fehlerfreie Nebenkostenabrechnung
Ein besonders fehleranfälliger Bereich ist die Erstellung der Nebenkostenabrechnung. Dies umfasst Posten wie Heizung, Wasser, Müllentsorgung und andere umlagefähige Kosten. Während entsprechende Software die Kostenerfassung, die Verteilung nach Umlageschlüsseln und die Berechnung der relevanten Betriebskosten digital und automatisch durchführt, werden in Excel dazu Tabellen mit entsprechenden Formeln genutzt.
Hier wiederum müssen die Werte der Mieter manuell eingetragen werden. Ein Zahlendreher oder Verrutschen in der Tabellenzeile geschieht leicht. Besonders, wenn mehrere Mieter vorhanden sind, könnte es vorkommen, dass Rückzahlungen oder Nachforderungen nicht bei der richtigen Mietpartei vermerkt werden.
Digitale Dokumentation und Steuer-Export
Bei steigender Anzahl der Mieter wird auch die strukturierte Verwaltung aller relevanten Dokumente schwieriger. Verträge, Abrechnungen, Protokolle und Korrespondenz – inklusive sensibler Informationen wie der Schufa-Auskunft – sollten archiviert und sind jederzeit für den Vermieter auffindbar sein. Dies kann dafür sorgen, dass im Zweifelsfall schnell Unstimmigkeiten und Probleme behoben werden können.
Auch hierbei kann spezielle Software unterstützen, um Prozesse zu beschleunigen und Verwechselungen auszuschließen. Zusätzlich ist es als Vermieter wichtig, Einnahmen, Ausgaben, Belege und Jahresübersichten in der Steuererklärung anzugeben. Einige der Vermieter Softwares bereiten diese Angaben auf, wobei ein Einspeisen in Steuersoftware erleichtert wird.
Die Macht der Automatisierung
Moderne Vermieter-Software ermöglicht eine weitreichende Automatisierung zentraler Verwaltungsprozesse. Dies kann die Fehlerquote minimieren. Technologien wie KI-gestützte Belegerkennung, automatische Erfassung und Kategorisierung von Rechnungen sowie die Einbindung von Bankkonten tragen dazu bei, außerdem manuelle Routinen deutlich zu reduzieren.
Die Erkennung und Zuordnung von Mieteingängen erfolgen weitgehend automatisch. Auch das Mahnwesen sowie die Kommunikation mit Mietparteien lassen sich digital abbilden. Diese Prozesse entlasten den Arbeitsalltag des Vermieters und erhöhen die Zuverlässigkeit der Verwaltung, was wiederum Vermieter und Mieter zugutekommen kann.
Die Digitalisierung könnte dem Vermieter nicht nur organisatorische, sondern auch wirtschaftliche Vorteile bringen. Schätzungsweise 20 Prozent der Vermieter schreiben Verluste – oft bedingt durch ineffiziente Abläufe. Durch strukturierte digitale Prozesse lässt sich der Zeitaufwand reduzieren, Fehleranfälligkeit minimieren und die Übersichtlichkeit verbessern. Auch komplexere Aufgaben wie die Nebenkostenabrechnung oder Jahresabschlüsse könnten automatisiert durchgeführt werden. So entstehen transparente Auswertungen, die sowohl Vorteile für den Vermieter als auch den Mieter haben können.
Ob sich der Umstieg auf eine softwaregestützte Lösung lohnt, ist individuell. Besteht zum Beispiel nur ein Mietverhältnis, könnte die Erfassung mit Excel und eigenständige Verwaltung ausreichen. Bei steigender Anzahl an Mietverhältnissen oder häufig auftretenden Fehlern könnte eine spezielle Software für mehr Sicherheit sorgen. Da jedoch auch Software nicht zu 100 Prozent Fehler verhindern kann, ist Mietern dennoch anzuraten, ihre Nebenkostenabrechnung und Co. zu prüfen.
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