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eAkte startet – Jobcenter wird moderner und sicherer

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    Das Jobcenter Leipzig geht mit der Zeit und arbeitet seit heute mit der elektronischen Akte. Die klassischen Aktenberge mit vielen Papierdokumente werden dadurch nach und nach abgelöst. Alle eingehenden Unterlagen werden nun von einem zertifizierten Dienstleister gescannt, der digitalen Akte zugeordnet und darin gespeichert. Neues Papier soll ab sofort, bis auf wenige Ausnahmen, nicht mehr anfallen. „Ich freue mich über den Start der eAkte in unserem Haus. Wir können damit die Anliegen der 39.700 anspruchsberechtigten Leipziger Haushalte flexibler bearbeiten“, verspricht Dr. Simone Simon, Geschäftsführerin des Jobcenters Leipzig.

    Die Vorteile der eAkte liegen auf der Hand. Das elektronische System reduziert Lauf-, Such- und Transportwege. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Jobcenters können zu jeder Zeit und von unterschiedlichen Standorten auf die elektronische Akte, mit allen relevanten Inhalten, zugreifen.

    „Mit einem Blick können wir jetzt, ohne Wege in die Aktenhaltung, unmittelbar über den aktuellen Bearbeitungsstand informieren und auch sehen, ob noch Unterlagen fehlen. Viele unserer 950 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben dafür einen zweiten Monitor auf den Schreibtisch bekommen. Damit kann man blättern wie in der Papierakte, nur elektronisch.“

    Es wird noch etwas dauern, bis das Jobcenter Leipzig vollständig elektronisch und weitestgehend papierlos arbeitet. Die bisherigen Papierakten werden nicht gescannt sondern bleiben bestehen. Einige Zeit wird daher noch mit sogenannten hybriden Akten (eAkte + Papierakte) gearbeitet. Auch die physischen Aktenhaltungen werden durch die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen noch einige Jahre Gebäudefläche beanspruchen.

    Was ändert sich für die Bürgerinnen und Bürger?

    Notwenige Unterlagen wie Mietvertrag, Kontoauszüge, Arbeitsvertrag, Verdienstbescheinigungen oder auch Versicherungspolicen sollten ab sofort nur noch als Kopie im Jobcenter Leipzig eingereicht werden. Mit Kopien kann das Jobcenter insgesamt effizienter arbeiten, weil das Kopieren und der Rückversand der Originale entfallen. Nach dem Scannen werden die Unterlagen acht Wochen aufbewahrt und anschließend datenschutzkonform vernichtet. Falls Bürgerinnen und Bürger ihre Originalunterlagen zurückbekommen möchten, so sollten sie dies sofort mitteilen.

    Datenschutz?

    Durch die eAke sind alle Dokumente optimal geschützt, wie in einem elektronischen Safe. Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter hat eine eigene elektronische Signatur, die auch die Zugriffe regelt. So bekommt jeder nur das zu sehen, was er auch bearbeiten muss.

    Hintergrund: Die eAkte der Bundesagentur für Arbeit wurde bereits in der Vergangenheit in der Agentur für Arbeit als auch in der Familienkasse eingeführt. Um die E-Government-Strategie fortzuführen, wird auch der Bereich der Grundsicherung für Arbeitsuchende (SGB II) einbezogen werden.
    So beschreibt das E-Government-Gesetz der Bundesregierung das Ziel einer zukunftsorientierten und modernen Verwaltung, damit bearbeitungsrelevante Unterlagen schneller verfügbar sind und ortsunabhängig sowie kontinuierlich darauf zugegriffen.

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