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Grundbuchämter in ganz Sachsen auf digitale Aktenführung umgestellt

Nachdem Justizminister Sebastian Gemkow am 1. April 2017 den Startschuss für die flächendeckende Einführung der elektronischen Grundbuchakte im Freistaat Sachsen gegeben hat, wird die Umstellung für alle 25 Amtsgerichte mit der letzten Umstellung am 1. September 2018 beim Amtsgericht Weißwasser planmäßig abgeschlossen.

Die Notare können nun Grundstückskaufverträge und alle Anträge bequem vom Büro per Mausklick an die sächsischen Grundbuchämter übermitteln. Die digitale Arbeit ist damit Alltag bei den Grundbuchämtern geworden.

Justizminister Sebastian Gemkow: „Ab sofort kann mit allen sächsischen Gerichten in allen Verfahrensarten auf sicherem Weg elektronisch kommuniziert werden. Bei den Grundbuchämtern werden alle eingehenden Anträge nur noch in elektronischer Form aufbewahrt. Damit erhöht sich auch die Sicherheit für die Akteninhalte, da jede Akte mehrfach auf verschiedenen Servern gespeichert wird.“

Der Präsident der Notarkammer Sachsen Dr. Karsten Schwipps ergänzt: „Gerichte und Notare haben gemeinsam gezeigt, dass die Umstellung auf den elektronischen Rechtsverkehr im laufenden Betrieb gut und zügig gelingen kann. Damit wurde ein Etappenziel auf dem Weg zur weiteren Digitalisierung des Grundbuchs erreicht. Mit der Schaffung eines „Datenbankgrundbuchs“ wird das für die Bürger und Wirtschaft gleichermaßen wichtige Grundbuch in den nächsten Jahren zukunftsfähig ausgestaltet.“

Mit der flächendeckenden Umstellung werden in keinem sächsischen Grundbuchamt mehr neue Papierakten angelegt. Die vorhandenen etwa 1,9 Millionen Papier-Grundakten werden für Einsichtszwecke weiterhin bei den Grundbuchämtern aufbewahrt und archiviert. Eine Digitalisierung ist aus wirtschaftlichen Gründen derzeit nicht geplant.

Bei den sächsischen Grundbuchämtern dürfen Notare aus dem gesamten Bundesgebiet Anträge auf Eintragungen in das Grundbuch nur noch in elektronischer Form einreichen. Für die Online-Kommunikation nutzen die Notare seit 2018 anstelle des allgemeinen Elektronischen Gerichts- und Verwaltungspostfachs (EGVP) das besondere elektronische Notarpostfach.

Bisher sind knapp 235.000 elektronische Eingänge zu verzeichnen. Anträge von Bürgern hingegen nehmen die Grundbuchämter weiterhin auch in Papier entgegen. Die Papierunterlagen werden gescannt und gelangen auf diesem Weg ebenfalls als elektronische Datei zu den Akten. Bei jedem Neueingang werden die Akten nur noch elektronisch fortgeführt – aktuell werden in den 25 sächsischen Grundbuchämtern bereits 270.750 Grundakten (von insgesamt 1,9 Mio.) elektronisch geführt. Dazu sind in den Grundbuchämtern 107 Multifunktionsgeräte im Einsatz mit denen bisher knapp über 600.000 Seiten gescannt wurden.

Hintergrund:

Die Grundbücher werden in Sachsen bereits seit 1995 elektronisch geführt. Eine Einsichtnahme in die Grundbücher ist für zugelassene Nutzer (Notare, Banken und Behörden) auch über eine Web-Auskunft im Internet möglich.

Zu jedem Grundbuch gehört eine speziell angelegte Grundakte, die alle relevanten Unterlagen für eine Grundbucheintragung eines bestimmten Grundstücks enthält. Diese Unterlagen wurden bisher in Papierform eingereicht und dauerhaft in Archiven aufbewahrt. In den sächsischen Grundbuchämtern lagern Grundbücher und Grundbuchakten seit 1842.

Während die Anzahl der Papiergrundbücher seit 2002 nicht mehr zunimmt, da diese nur noch elektronisch geführt werden, wuchsen die Grundbuchakten im Umfang und der Anzahl bisher ständig weiter. Mit Einführung der elektronischen Grundakte werden die Papierakten nicht fortgeführt. Die vorhandenen Papierakten werden jedoch dauerhaft aufbewahrt.

Der elektronische Rechtsverkehr ist seit Dezember 2012 mit allen sächsischen Gerichten möglich. Nun können auch alle Grundbuchämter elektronische Dokumente entgegennehmen. In einem Pilotprojekt wurde seit 1. April 2014 beim Grundbuchamt Dresden und seit 1. Februar 2015 beim Grundbuchamt Leipzig die elektronische Antragsbearbeitung erprobt.

Seit April 2017 erfolgte die Einführung schrittweise bei allen sächsischen Grundbuchämtern. Jeden zweiten Monat erfolgte die Einführung in drei Grundbuchämtern. Dazu mussten in 134 Schulungsveranstaltungen über 200 Mitarbeiter geschult werden. Weitere Informationen zum elektronischen Rechtsverkehr sind auf dem Webportal der sächsischen Justiz (www.justiz.sachsen.de – E-Justiz) veröffentlicht.

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