Einen haben wir noch: eine Nachricht, die bestätigt, dass die immer neuen Vorstöße des Stadtrats, im Leipziger Rathaus die Druckkosten und den Papierverbrauch zu senken, Erfolg hatten. Leipzig gehört mittlerweile zu den Großstädten in Deutschland mit einem relativ niedrigen Budget für Druck und Papier. 17.000 Euro. Ganz umsetzbar ist das papierlose Büro eben doch noch nicht, wie eine Untersuchung des auf das Digitalisieren von Briefpost spezialisierten Unternehmens CAYA zeigt. Also durchaus eine Untersuchung in eigener Sache.
Deutschlands Behörden schreiben nach wie vor gerne auf Papier, stellt CAYA fest, nachdem man die Kostensätze aus 20 größeren Städten abgefragt hatte. So wurden allein in den Bezirksämtern der Bundeshauptstadt Berlin im Jahr 2017 über 1,5 Millionen Euro für Druckerpapier und Patronen aufgewendet.
Für die Untersuchung hat CAYA eine offizielle Anfrage nach dem Informationsfreiheitsgesetz (IFG) an die 52 Verwaltungsbehörden der 30 größten Städte Deutschlands gestellt. Auf die Frage nach den Ausgaben für Druckerpapier und Patronen als Indikator für (mangelnde) Digitalisierung konnten für insgesamt 20 Städte Ergebnisse in Erfahrung gebracht werden. Die Verwaltungen der übrigen Städte wollten oder konnten keine Angaben machen.
Westdeutsche Städte dominieren
Im Vergleich der Druckkosten pro Einwohner aller 20 verglichenen Städte setzen die Verwaltungsbehörden in Mönchengladbach am stärksten auf ihre Papierunterlagen. Mit Ausgaben von 3,63 Euro pro Kopf (933.000 Euro insgesamt) sind die Kosten der Verwaltung hier deutschlandweit mit Abstand am höchsten. Zum Vergleich: Die durchschnittlichen Pro-Kopf-Ausgaben aller untersuchten Behörden liegen bei 0,68 Euro.
Vergleichsweise hoch sind demnach auch die Kosten in Kiel mit 2,34 Euro für jeden der 243.000 Einwohner. Im drittplatzierten Düsseldorf gaben die Behörden – wie sonst nur in Berlin – mehr als eine Million Euro für das Drucken aus. Pro Einwohner entfallen hier 1,64 Euro. Dahinter folgen Essen (1,58 Euro) sowie Chemnitz (1,43 Euro) und Münster (1,36 Euro), deren Ausgaben ebenfalls über dem Durchschnitt liegen.
Die (fast) papierlosen Verwaltungen
Die sparsamste Verwaltung in den 20 ermittelten Städten sitzt in Mannheim. Nach den Angaben der Behörde sind im Jahr 2017 pro Einwohner nur 2 Cent für Druckkosten angefallen. Gleiches zeichnet sich in Wiesbaden und Leipzig ab, wo 3 Cent pro Einwohner aufgewendet wurden. Dahinter folgen Köln (39.000 Euro Gesamtausgaben) und Bonn (14.000 Euro Gesamtausgaben) mit einem Pro-Kopf-Verbrauch in Höhe von 4 Cent.
Insgesamt lagen die Ausgaben für alle 20 ermittelten Städte im Jahr 2017 bei 6,8 Millionen Euro.
Für Deutschland rechnet CAYA aufgrund dieser Zahlen knapp 18 Millionen Euro für „Papierkram“ in allen Behörden zusammen.
Wobei das wohl nur die Kommunen umfasst und noch nicht die Landes- und Bundesbehörden.
Alexander Schneekloth, Gründer von CAYA, kommentiert die Ergebnisse so: „Dass die Behörden in Deutschland noch weit vom papierlosen Büro entfernt sind, weiß jeder, der einmal einen seitenlangen Antrag beim Amt ausfüllen musste oder diverse Briefe der Behörden in seinem Briefkasten vorgefunden hat. Die Ergebnisse unserer Untersuchung zeigen jedoch, dass es zwischen den Ämtern erhebliche Unterschiede in dieser Praxis gibt.
Demnach wird in Mönchengladbach noch stark auf den Druck gesetzt, während in Städten wie Mannheim oder Leipzig ein offenbar digitalerer Weg beschritten wird. Diesem Beispiel sollten auch die Ämter der restlichen Städte Deutschlands folgen. Ein digitales Dokumentenmanagement entlastet schließlich nicht nur die Behörden bei ihrer Arbeit, sondern schont auch die Nerven der Verbraucher und spart letztlich wertvolle Steuergelder. Unsere Unternehmens-Erfahrungen bestätigen, dass die Möglichkeiten der digitalen Dokumentenverwaltung von Konsumenten auch dankend angenommen werden.“
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